Задачи и функции менеджера по документообороту

1.3 Постановка задачи документооборота и современные программно – аппаратные решения Постановка задач документооборота на предприятии

Является партнером ведущих производителей аппаратного и программного обеспечениятаких как IBM, Misys, Temenos, Oracle, EMC, SAP, Vision, а также ИТ – сервисов и консалтинговых услуг. Описание системы Directum Система DIRECTUM соответствует концепции ECM (Enterprise Content Management) и поддерживает полный жизненный цикл управления документами, при этом традиционное «бумажное» делопроизводство органично вписывается в электронный документооборот.

DIRECTUM обеспечивает эффективную организацию и контроль деловых процессов на основе workflow: согласование документов, обработка сложных заказов, подготовка и проведение совещаний, поддержка цикла продаж и других процессов взаимодействия.

Решение задач обеспечивают модули системы DIRECTUM: Управление электронными документами. Создание и хранение различных неструктурированных документов (тексты Microsoft Word, таблицы Microsoft Excel, схемы Microsoft Visio, рисунки CorelDraw, видео и пр.

Должностная инструкция офис-менеджера

1.6.

Офис-менеджер должен уметь: — составлять деловые письма, проекты приказов, распорядительных документов, вести протоколы, вести кадровый учет рабочего времени; — редактировать тексты, выполнять корректорскую правку; — вести деловые переговоры; — пользоваться средствами связи, возможностями интернета, организационной, множительной техникой; — работать на компьютере в среде WINDOWS, WORD, EXCEL, COTUS; 1.7. Во время отсутствия офис-менеджера его замещает _______________ или другое должностное лицо, назначенное генеральным директором. 2. Основные обязанности 2.1. Ежедневно в установленные сроки получает и просматривает документы, проводит их регистрацию, направляет исполнителям; выбирает документы, требующие немедленного рассмотрения, докладывает о них генеральному директору, представляя проекты резолюций.

Должностная инструкция ведущего специалиста по документообороту

Ведущий специалист по документообороту подчиняется непосредственно наименование должности1.7.

На время отсутствия ведущего специалиста по документообороту (отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное приказом руководителя организации, которое несет ответственность за их ненадлежащее исполнение.Ведущий специалист по документообороту обязан:2.1. Организовывать работу документооборота организации и работу секретариата и архивной службы компании, распределять нагрузку среди подчиненных сотрудников, вести финансовое планирование и отчетность в деятельности работы секретариата.2.2. Обеспечивать контроль документооборота организации (бумажного и электронного), своевременно обрабатывать поступающую и отправляемую корреспонденцию, контролировать ее доставку по назначению.2.3.

Организация работы с документами на предприятии документооборот (стр. 2 из 6)

Типовой состав функций следующий: 1.

Разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов организации; внесение в них изменений.

2. Разработка и проектирование бланков документов.

3. Осуществление экспедиционной обработки поступающих и отправляемых документов. 4. Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов и выполнение информационно-справочной работы по документам. 5. Контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству. 6. Организация машинописного (компьютерного) изготовления текстов документов, их копирования и оперативного размножения.

7. Организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях. 8. Организация и ведение делопроизводства по предложениям, заявлениям, жалобам граждан.

9. Контроль за правильностью оформления и формирования дел в структурных подразделениях организации. 10.

Должностная инструкция ведущего специалиста по документообороту

Сроки и порядок сдачи дел в архив.

1.4.13. Системы организации контроля исполнения документов.

1.4.14. Оргтехнику и другие средства механизации управленческого труда. 1.4.15. Основы экономики, организации производства, труда и управления. 1.4.16. Законодательство о труде (ТК РФ) и охране труда Российской Федерации. 1.4.17. Правила эксплуатации вычислительной техники. 1.4.18. Правила внутреннего трудового распорядка компании.

1.4.19. Финансовое планирование и составление отчетности в рамках своей компетентности. 1.4.20. Планирование обучения подчиненного персонала. 1.4.21. Системы мотивации. 1.5 ВСпоДО в своей деятельности руководствуется: 1.5.1.

Положением о ВСпоДО, инструкцией, положением о секретариате компании.

1.5.2. Положением о документообороте компании. 1.5.4.

Должностная инструкция главного специалиста по документообороту

Соблюдать порядок подготовки и внесения проектов приказов и распоряжений ______________________.

1.5.3. Настоящей должностной инструкцией.
2.2. Контролировать оформление нормативно – правовых актов в соответствии с Инструкцией администрации по делопроизводству.

2.3. Вести регистрацию входящих исходящих и внутренних документов _______________________________. 2.4. Регистрацию Приказов и Распоряжений ________________________ проводить только при наличии листа согласования с курирующими заместителями и юридической экспертизы главного специалиста по правовым вопросам.

2.5. Вносить в реестр и подшивать в дело оригиналы приказов и распоряжений ____________ с листом согласования. 2.6. Вести обработку и хранение документов, сдачу их в установленные сроки для хранения в архив. 2.7. Вести контроль исполнения организационно-распорядительных документов от ____________________.

Какие обязанности у специалиста по документообороту?

Корпоративный стандарт формы одежды» ; 254.3 Положение «Курить – себе и фирме вредить» ; 254.4 «Инструкция по учету рабочего времени работников XXX ; 254.6 Положение об Административном отделе XXX ; 255 Права Специалист по документообороту имеет следующие права, необходимые для выполнения своих функциональных обязанностей: 255.1 Получать информацию, необходимую для осуществления своей деятельности, от Всех структурных подразделений и должностных лиц XXX в пределах своей компетенции; 255.2 Вносить вышестоящему руководству предложения по вопросам, касающимся своей Компетенции; 255.3 Выступать с инициативами, которые направлены на улучшение качества своей работы, Работы группы, отдела в целом; 256 Ответственность Специалист по документообороту несет персональную ответственность перед Генеральным директором XXX за невыполнение или ненадлежащее выполнение своих функциональных обязанностей в достижении установленных целей, а также ненадлежащее использование предоставленных ему прав: в соответствии с действующим трудовым законодательством РФ, внутренними нормативными документами, трудовым договором работник несет дисциплинарную ответственность; в соответствии с договором о полной индивидуальной материальной ответственности работник несет материальную ответственность.

Цели делопроизводства

Главная цель — защита конфиденциальной информации. Читайте по теме в электронном журнале Принципы регулируются действующей нормативно-правовой базой.

Ее составляют законодательные акты и нормативно-методические документы. Нормативная база представлена:

  1. Государственной системой документационного обеспечения управления;
  2. Законодательными и правовыми актами;
  3. ГОСТами и нормативными актами;
  4. Локальными инструкциями;
  5. Общероссийскими классификаторами;
  6. Конституцией Российской Федерации,
  7. Унифицированными системами документации;

Основным документом, закрепляющим цели делопроизводства, его задачи и функции в конкретной организации, является Положение о службе делопроизводства.

Они на законодательном уровне регламентируют процессы создания, обработки и хранения административной документации, определяют цели и регулируют деятельность соответствующих служб на всех уровнях организационной системы.

Функции топ-менеджеров по работе с документами

Резолюция — это способ административного воздействия, организующего деятельность исполнителей.

Подпись — реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица. Основная функция руководителя по работе с входящими документами заключается в ознакомлении с каждым документом, оценке возникшей ситуации, принятии какого-то решения и оформлении его в виде резолюции. Требования к написанию резолюций изложены в ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и в Методических рекомендациях «Порядок применения и внедрение ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», выпущенных Всесоюзным научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела и Росархивом в 2003 г.