Положение о порядке работы с исходящей документацией

Кызылский техникум экономики и права

По характеру движения различают следующие группы документов:

  1. Входящие документы — создаваемые за пределами техникума (или созданные в техникуме, отправленные и вернувшиеся) и поступающие в техникум.
  2. Исходящие документы — создаваемые в техникуме (или поступившие в техникум извне и снова отправляемые) и выходящие за его пределы.
  3. Внутренние документы — создаваемые, перемещаемые внутри техникума и остающиеся в ней на хранение.

Порядок составления, оформления, обработки, регистрации и учета документов регламентируется инструкцией по делопроизводству и документообороту. 2.4. Организация документооборота включает в себя:

  1. регистрация и прохождение внутренних документов;
  2. регистрация и учет поступающих документов (все входящие документы подразделяются на регистрируемые и не подлежащие регистрации);
  3. организация работы с отправляемыми документами (согласование, регистрация, учет, тиражирование исходящих документов);
  4. контроль исполнения документов.
  5. прием, обработка и прохождение поступающих (факс, почтовая рассылка, курьерская рассылка и т. д.) документов;

3.1.

8.4 Порядок работы с исходящими документами

Для обеспечения оперативного исполнения документов несколькими исполнителями одновременно секретарь размножает входящий документ и передает его копии исполнителям.

Документ находится у исполнителя до момента окончательного решения вопроса, затем на нем проставляется отметка об исполнении, и документ вместе с копией ответа подшивается в дело.

Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для поступивших — с даты поступления. Кроме индивидуальных сроков исполнения документов, которые определяет руководитель (если срок не указан — не более 10 дней), на определенные виды документов существуют и типовые, которые устанавливаются нормативными актами органов государственной власти, а также центральных органов управления.
Типовые сроки исполнения на некоторые

Положение о порядке работы с исходящей документацией

По результатам согласования в проект вносятся уточнения, проект вновь распечатывается.

Секретарю необходимо проверить правильность оформления всех реквизитов согласно ГОСТу и соответствие вида документа его содержанию. На подпись руководителю организации представляется правильно оформленный первый экземпляр. Служебные и докладные записки сотрудников оформленные на имя директора, визируются руководителем подразделения, регистрируются секретарем-делопроизводителем в журнале учета служебных и докладных записок в день приема, после чего рассматриваются директором.

10.2. Рассмотренные документы, согласно его визе, направляются исполнителям, о чем в журнале учета служебных записок делается соответствующая запись. Исполнитель расписывается в графе по получению документа.

11. Отправка документов с помощью факсимильной и электронной связи 11.1.

Документооборот учреждений. Порядок работы с исходящими и внутренними документами

Это продолжение статьи 2.

Порядок работы с исходящими документами Исходящие документы – документы, отправляемые за пределы организации. Порядок работы с ними включает следующие этапы: -составление проекта документа -проверка правильности оформления проект документа -согласование проекта документа -подписание документа руководителем -регистрация документа -отправка документа адресату -помещение контрольного экземпляра в дело Проекты документов подготовляются в соответствии с резолюцией руководителя организации, руководителей структурных подразделений, а составляются специалистами структурных подразделений. Из резолюции исполнителю должно быть объяснено, в каком виде и к какому сроку следует разработать и оформить проект документа, с кем согласовать, кому представить на подпись.

В отдельных случаях уточняются состав документов, необходимых для подготовки проекта, порядок их получения и использования в работе. Проверку правильности оформления исходящего документа осуществляет секретарь-референт; если в документе обнаружены ошибки в оформлении, он возвращается исполнителю на доработку. Проект документа оформляется в соответствии с требованиями, после чего распечатывается не менее чем в двух экземплярах.

На согласование с другими специалистами организации направляется, если это необходимо, первый экземпляр. Такое согласование оформляется визой.

По результатам согласования в проект вносятся уточнения, проект вновь распечатывается. Секретарю необходимо проверить правильность оформления всех реквизитов согласно ГОСТу и соответствие вида документа его содержанию. На подпись руководителю организации представляется правильно оформленный первый экземпляр.

Подпись руководителя превращает проект документа в полноценный, обладающий юридической силой документ. Второй экземпляр заверяется секретарём и подшивается в дело.

Подписанный документ сдается ответственным исполнителем в делопроизводство в полностью оформленном виде и не менее чем в двух экземплярах. Регистрационный номер проставляется на первой странице документа, подлежащего отправке, после чего сведения о документе вносятся в «Журнал регистрации исходящих документов».

Исходящие документы в тот же день отравляются адресату, а в крупных организациях передаются в службу ДОУ для отправки.

Обработка документов

Как правило, конверты уничтожаются, за исключением случаев, когда по штемпелю на конверте можно установить дату отправления или получения документа или адрес отправителя.

Тогда конверт подкалывают к документу. Если текст документа поврежден, отсутствуют приложения, то составляется акт. Один экземпляр акта вместе с полученными документами отсылается адресату. Заказные письма принимаются под расписку. Если документ имеет надпись «СРОЧНО», на нем проставляют время получения.
Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения входящей корреспонденции на документы, требующие специального рассмотрения руководством организации или структурных подразделений, для того, чтобы освободить руководителя от рассмотрения второстепенных вопросов, ускорить движение документов и их исполнение.

Инструкция для организации работы с документами

ТОП-5 самых нужных статей для коммерсанта: Для небольших предприятий требования к документообороту нужно закрепить.

В большинстве из них действует лишь несколько ключевых правил делопроизводства. Если в процессе работы документы теряются либо утрачивают силу, утверждается новая директива или порядок движения документации. Перечислим разделы, входящие в состав инструкции по делопроизводству, и их основное содержание.

  • Раздел «Общие положения» предусматривает:
  1. ответственность за невыполнение правил;
  2. назначение подразделения, обеспечивающего единый документооборот во всех структурных единицах компании.
  3. информацию о документах, которые регулирует инструкция (только секретные, все подряд и др.);
  • Тематические разделы вначале описывают процессы составления и оформления документации, затем определяют:
  1. виды документов;
  2. правила подготовки и согласования нормативов;
  3. регламент использования документации исполнителями;
  4. порядок размножения документов, применения бланков строгой отчетности и печатей.
  5. порядок оформления приложений и копий;

Рекомендации по ведению делопроизводства в организации

Организация, ведение и совершенствование документационного обеспечения управления на основе единых требований, положений и применения современных технических средств, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях организации осуществляется структурным подразделением, на которое возложены функции делопроизводства (документационного обеспечения управления), или уполномоченным лицом.Функции, задачи и ответственность подразделения (службы, уполномоченного лица), осуществляющего документационное обеспечение управления регламентируются соответствующим положением (приложение N 1).2.1.1. Состав управленческих документов, издаваемых (используемых) организацией, определяется ее правовым положением, компетенцией и функциями, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с органами государственной власти и другими организациями, формой собственности.2.1.2.

Об утверждении Инструкции о порядке обращения с документами, содержащими сведения конфиденциального характера, в ФАС России и его территориальных органах

Решение об отнесении документов к категории конфиденциальных в случаях служебной необходимости принимается, если содержащиеся в них сведения имеют действительную или потенциальную служебную или коммерческую ценность в силу их неизвестности третьим лицам, а разглашение (распространение) этих сведений может причинить реальный вред служебным интересам и охраняемым законом правам граждан и организаций.1.6. В ФАС России конфиденциальные документы относятся к категории «Для служебного пользования».

К указанной категории могут быть отнесены входящая и исходящая корреспонденция, документы внутреннего пользования.2.1.