Как правильно заполнить личное дело работника

Как правильно заполнить личное дело работника

Образец оформления личного дела сотрудника

В его обязанности входит формирование дела, заверка копий, хранение, ведение описи, внесение и изъятие документов и т. д. Процесс сбора сведений о подчиненном начинается с момента его приема на работу и продолжается в ходе всей его трудовой деятельности.

Каждое дело хранится в отдельной папке, на титульном листе которой должно быть указано:

  1. дата начала и окончания его ведения;
  2. номер ЛД;
  3. количество листов (не больше 250);
  4. название организации;
  5. срок хранения.
  6. структурное подразделение, в котором занят сотрудник;
  7. Ф.И.О. работника;

На обложку папки приклеивается опись документов.

Как оформить личное дело сотрудника бюджетной организации

Как правильно оформить личное дело сотрудника (образец), можно посмотреть ниже.

В нее вносятся сведения о внесении и изъятии бумаг из дела. Бланк описи разрабатывается самостоятельно или же используется форма, утвержденная для государственных предприятий.

Обязательно утверждается список лиц, кому разрешается доступ к персональным делам: к ознакомлению с материалами и получению их во временное пользование для выполнения определенной работы. По определению ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Дело — это документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку».
Соответственно, оформление личного дела сотрудника, образец по ГОСТу, — это, условно говоря, папка, в которую подшиваются ,бумаги, содержащие сведения о работнике, о его трудовой деятельности и стаже.

Формирование дела начинается с момента приема сотрудника на работу. Оно ведется в единственном экземпляре.

На каждого сотрудника заводится отдельная папка.

Личное дело сотрудника: порядок формирования и ведения

Во-первых, документы, предоставляемые сотрудниками, и документы, фиксирующие прием на работу.

Информацию внутри дела размещают в хронологическом порядке.

К ним относятся:анкета;резюме;рекомендации и характеристики с предыдущих мест работы (при наличии);копии паспорта, СНИЛС, ИНН (если имеется), документов об образовании, документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);справка о наличии (отсутствии) судимости или факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям (при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость, подвергающиеся или подвергавшиеся уголовному преследованию);заявление о приеме на работу;медицинские справки (при трудоустройстве несовершеннолетних и иных лиц в случаях, предусмотренных ТК РФ)

Рекомендуем прочесть:  Какая гарантия на зимнюю обувь

Личное дело работника

Отчасти это сделано потому, что мелким юридическим лицам экономически это невыгодно, а в крупных компаниях зачастую текучка кадров слишком интенсивная и непродуктивно заполнять личные дела.

Однако закон и не запрещает указанным лицам по своему желанию вводить у себя на предприятии подобную систему. Только в случае ее принятия требуется издание локального акта работодателя, например, приказа, распоряжения, который раскрывал бы правила обращения, хранения и заполнения личного дела на данном предприятии и возлагал ответственность за сохранность персональной информации, хранящейся в нем на конкретного работника.

Стоит отметить, что те предприятия, где решено использовать практику заведения личных дел, обычно, при составлении своих правил берут за образец именно положения, утвержденные выше обозначенными документами.

Личное дело работника

Если же данная должность в организации отсутствует, обязанность подготовки документа обычно передается бухгалтеру. При подготовке личного дела гражданина целесообразно составлять опись. Делается это, в первую очередь, для того, чтобы в наглядной форме представить в хронологической последовательности все имеющиеся в отношении гражданина документы в личном деле, что значительно облегчит процесс поиска нужных сведений при необходимости.

Титульный лист личного дела работника должен предоставлять максимум информации, вследствие чего содержит такие сведения, как: название фирмы-работодателя (при наличии подразделений необходимо указать то, в котором трудится гражданин); порядковый номер личного дела работника; ФИО работника; дата открытия личного дела (совпадает с датой приема в компанию работника); дата закрытия (совпадает с датой приказа об увольнении); фактическое количество листов документа (заполняется непосредственно перед передачей документа в архив фирмы).

Личное дело сотрудника: требование к оформлению, что должно быть

Формирование дела начинают с даты принятия человека на работу и продолжают до момента его . Когда работник отдела кадров формирует личное дело, он должен помнить о том, что:

  1. Документацию временного хранения и постоянного – вместе не хранят;
  2. Приложения лучше хранить в одном месте с документацией.
  3. В дело вкладывают один экземпляр каждого документа;
  4. Оригиналы документов лучше заменять ксерокопиями, во избежание ситуации, когда теряется подлинник важного документа (нередки случаи, когда теряются оригиналы дипломов, а восстановить их непросто);
  5. Лучше чтобы одно дело не превышало 4 см. толщины;

Все личные дела следует оформлять одинаково, а также вести журнал учета личных дел, во избежание утери важной документации.

Для каждого дела лучше брать отдельный скоросшиватель, или хотя бы файл.

Образец личного дела работника

Такой процесс лишь рекомендуется как желательный, поскольку значительно облегчает доступ к информации для налоговых перечислений, получения данных о стаже и т.д.

За формирование личного дела несет ответственность начальник отдела кадров.

Он, в свою очередь, может поручить такую обязанность рядовому работнику ОК, который может отвечать за личные дела отдельного подразделения или же всех работников фирмы или предприятия. Личное дело открывается непосредственно в день приема гражданина на работу – сразу же после формирования туда вносят все предоставленные копии основных документов работника (паспорта, диплома, ИНН и т.д.), резюме, которое было предъявлено на собеседовании. В последствии, при необходимости и по мере поступления дополнительных бумаг, копий приказов, кадровая служба осуществляет дополнение папки, обязательно занося все их наименования в отдельную опись каждого личного дела.

Порядок формирования личного дела работника

; процедуру увольнения (заявление и приказ).

Для того чтобы правильно поставить этот сектор делопроизводства в фирме, необходимо разработать и утвердить специальное

«Положение о порядке формирования и ведения личных дел»

. Этот документ будет регулировать состав дела, порядок его формирования, перечень сотрудников, на которых их необходимо формировать, а также порядок доступа и режим хранения.Начинается формирование любого ЛД в момент трудоустройства. Кандидат на вакансию направляет работодателю свое резюме, а потом, когда принято решение о заключении с ним трудового договора, пишет заявление и заполняет анкету (обязательно только для госслужащих, остальным фирмам можно без этого обойтись).

Именно эти документы становятся основой ЛД вместе с личной карточкой по форме Т-2 (утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1)

Личное дело сотрудника

Ведь в личном деле хранятся все копии личных документов работника, приказов по этому работнику и другие важные бумаги. Документы, включаемые в личное дело, условно можно разделить на три группы: — представляемые при приеме на работу; — фиксирующие прием на работу; — возникающие в процессе трудовой деятельности работника в организации.

Форма личного дела не унифицирована, поэтому каждый работодатель решает этот вопрос самостоятельно.

При оформлении дела не лишним будет изучить требования ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Требования к оформлению». Перечень документов, подлежащих включению в личное дело, утвержден только для государственных служащих.